Blogi
7.1.2019

Eliminoi automaation pullonkaulat taloushallinnossa

Uusi vuosi tarkoittaa monille talousammattilaisille kiireistä aikaa tilinpäätöksen parissa. Samalla se tarjoaa myös uuden mahdollisuuden taloushallinnon kehittämiselle. Automaatio on yksi tärkeimmistä keinoista tehostaa toimintaa – sen edellä on kuitenkin yksi este: automaation pullonkaulat.

Taloushallinnon automaatio etenee vauhdilla ja odotukset sen hyödyistä ovat suuret. Pullonkaulana kehitykselle voivat kuitenkin toimia mm. paperilla käsiteltävät aineistot, virheelliset tai puutteelliset perustiedot, epäyhtenäiset prosessit ja epäoptimaalinen arkkitehtuuri. Automaation käyttöönoton nopeuteen ja tehokkuuteen voi vaikuttaa laittamalla nämä perusasiat kuntoon ennen kuin prosesseja automatisoidaan. Alla on viisi vinkkiä automaation pullonkaulojen poistamiseen:

1. Lopeta turha tekeminen

On turha käyttää aikaa sellaisen työn automatisoimiseen, jota ei tarvitsisi tehdä lainkaan. Kannattaa säännöllisin väliajoin kyseenalaistaa toistuvia tehtäviä: miksi niitä tehdään ja mitä hyötyä lopputuloksena syntyy? Mikäli syytä ei muisteta, hyötyä ei tunnisteta eikä tehtävä ole myöskään lakisääteinen pakko, lopeta tekeminen. Turhia töitä löytyy useimmiten raportoinnin, arkistoinnin, tarkastusten ja hyväksyntien piiristä. Sen lisäksi, että automaation investoinnit voidaan kohdistaa näiden töiden sijasta hyödyllisempiin tehtäviin, vapautuva työaika voidaan käyttää lisäarvoa tuovaan tekemiseen.

2. Eroon paperista

Automaatio ei pure paperiprosesseihin, vaan sillä voidaan tehostaa ainoastaan digitaalisia tietotyön prosesseja. Viimeistään tässä vaiheessa kannattaa muuntaa loputkin taloushallinnon paperiprosessit sähköiseen muotoon. Sähköinen käsittely ja arkistointi on mahdollista kaikkien taloushallinnon aineistojen osalta. Automaation mahdollistamisen lisäksi se tehostaa työtä, tuo läpinäkyvyyttä taloushallinnon aineistoihin ja mahdollistaa joustavan työnteon ajasta ja paikasta riippumatta.

3. Data kuntoon

Virheelliset perustiedot aiheuttavat virheitä myös tapahtumakäsittelyssä. Virheelliset liittymissä siirtyvät tiedot aiheuttavat virhetilanteita liittymäaineistojen kirjauksissa ja täsmäytyksissä. Puutteelliset viitetietiedot ostolaskulla estävät laskun automaattisen käsittelyn.

Virheiden ja puutteiden selvittäminen on useimmiten ihmistä vaativaa manuaalityötä ja sen automatisointi on hankalaa. Mitä paremmassa kunnossa taloushallinnon perustiedot ja talouteen käsiteltäväksi siirtyvät tiedot ovat, sitä paremmalla todennäköisyydella automaatio osaa hoitaa käsittelyn meidän puolestamme. Virhekäsittelyn automatisoinnin sijaan panosta siihen, että data on mahdollisimman hyvässä kunnossa jo sen alkulähteillä.

4. Keskitä järjestelmät ja prosessointi

Mitä keskitetymmät järjestelmät ja organisointi taloushallinnossa on, sitä suurempiin data- tai transaktiomääriin voidaan hyödyntää kutakin yhteiseen järjestelmään tai prosessiin käyttöönotettua automaatiota. Tämä tarkoittaa, että investoinnin hyöty on suurempi ja käyttöönottoaika pienempi kuin hajautetussa ympäristössä saman aineistomäärän automatisoinnissa.

Keskitetyissä järjestelmissä ja prosessoinnissa on parempi näkyvyys toistuviin työvaiheisiin ja niissä liikkuviin aineistomääriin. Tästä syystä on helpompi tunnistaa potentiaalisia automaatiokohteita. Keskitetyssä prosessoinnissa on myös nopeampi viedä muutos läpi prosessin käsittelijöille. Kun prosesseilla on lisäksi nimetyt prosessinomistajat, joiden vastuulla on prosessin kehitys, varmistetaan, että prosessin kokonaisuus tulee otettua huomioon kehitystä suunniteltaessa ja käyttöönotettaessa. Keskitetty prosessointi ohjaa usein jo automaattisesti myös standardoimaan toimintatapoja, mikä sekin nopeuttaa automaation hyödyntämistä.

5. Varaa aikaa kehitykselle

Yleisin mainittu syy kehityksen hitaudelle on se, että juoksevat työt vievät koko työajan eikä kehitykseen ehditä panostaa. Tämä on noidankehä: kun ei ehditä kehittää, juoksevan rutiinityön määrää ei saada vähenemään eikä kiire vähene. Kehitystä täytyy priorisoida, asettaa sille seurattavia tavoitteita ja sallia ajankäyttö kehitystoimenpiteille.

Pitkässä juoksussa tämä kannattaa. Automaatio vapauttaa aikaa rutiineista käytettäväksi mm. lisäkehitykseen ja liiketoiminnan tukemiseen. Tuloksista nauttivat sekä taloushallinnon ammattilaiset, joilla työn mielenkiintoisuus lisääntyy ja mahdollisuudet oman ajankäytön ohjaamiseen kasvavat, että liiketoiminta, joka saa parempaa palvelua taloustoiminnolta.

Perusasioiden kuntoon laittamisella on siis säästettävissä automaatiokehityksessä sekä aikaa että rahaa, ja ennen kaikkea näillä keinoilla saadaan automaation kiistattomat hyödyt nopeammin käyttöön.

Kirjoittaja

Sanna Kaarlejärvi

Sanna Kaarlejärvi

Sanna on maamme johtavia talousprosessien kehittäjiä ja Efiman CFO sekä palkittu kouluttaja. Hän on vuosien mittaan ollut virtaviivaistamassa monien suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa. Sannan kyky yhdistää ison kuvan näkeminen yksityiskohtaiseenkin taloushallinnon osaamiseen välittyy myös hänen Tero Salmisen kanssa kirjoittamassaan kirjassa ”Älykäs taloushallinto”.

Uusimmat

Verta, hikeä ja yhteisiä tavoitteita – miten rakentuu onnistunut ERP-hanke?

Verta, hikeä ja yhteisiä tavoitteita – miten rakentuu onnistunut ERP-hanke?

Kati KolehmainenOnnistunut ERP-hanke on kuin urheilijan kasvutarina, jossa tilaaja esittää pääosaa. Toimittajan ja tilaajan suhde on kuin valmentajan ja valmennettavan. Valmentaja tukee valmennettavaa tämän tavoitteissa, mutta ei kilpaile samalla areenalla.

Taloushallinnon tavoitteina lisääntyneet palvelut alemmilla kustannuksilla – miten tämä on toteutettavissa?

Taloushallinnon tavoitteina lisääntyneet palvelut alemmilla kustannuksilla – miten tämä on toteutettavissa?

Sanna KaarlejärviOdotukset taloustoimintojen kustannuskehitykselle ovat vuodesta toiseen alenevat. Säästöjä pitäisi löytyä. Toisaalta ulkopuoliset raportointivaatimukset kasvavat. Esimerkiksi verohallinto vaatii vuosiraportoinnin sijaan maksupäiväkohtaista raportointia tulorekisteriin liittyen. EU:ssa ollaan monessa maassa siirtymässä arvonlisäverotuksessa lähes reaaliaikaiseen raportointiin. IFRS-sääntelyn muutokset laittavat yritykset tekemään lisälaskentaa mm. vuokrasopimuksiin liittyen, ja rahoitusalaa työllistävät sitä koskevat uudet raportointivaatimukset.

Toista perässäni: ”Yhdet luvut” – Digisydän ja tiedolla johtamisen järjestelmäarkkitehtuuri

Toista perässäni: ”Yhdet luvut” – Digisydän ja tiedolla johtamisen järjestelmäarkkitehtuuri

Kati KolehmainenTiedolla johtaminen on tavoitetilana liki kaikissa suurissa organisaatioissa. Tavoitteena tämä on selkeä ja helposti ymmärrettävissä. Yksi tärkeä vaatimus tavoitteen saavuttamiseksi on organisaation läpinäkyvyyden kehittäminen. Mutta läpinäkyvyyden saavuttaminen yrityksessä, jonka liiketoiminta on laajaa ja seurattavia sisäisiä ja ulkoisia mittareita on paljon, ei ole aina niin kovin helppoa. Yksi tärkeimmistä huomioitavista seikoista, kun yrityksessä halutaan kehittää läpinäkyvyyttä ja sen myötä tiedolla johtamista, on yrityksen järjestelmäarkkitehtuuri.