Blogi
7.1.2019

Eliminoi automaation pullonkaulat taloushallinnossa

Uusi vuosi tarkoittaa monille talousammattilaisille kiireistä aikaa tilinpäätöksen parissa. Samalla se tarjoaa myös uuden mahdollisuuden taloushallinnon kehittämiselle. Automaatio on yksi tärkeimmistä keinoista tehostaa toimintaa – sen edellä on kuitenkin yksi este: automaation pullonkaulat.

Taloushallinnon automaatio etenee vauhdilla ja odotukset sen hyödyistä ovat suuret. Pullonkaulana kehitykselle voivat kuitenkin toimia mm. paperilla käsiteltävät aineistot, virheelliset tai puutteelliset perustiedot, epäyhtenäiset prosessit ja epäoptimaalinen arkkitehtuuri. Automaation käyttöönoton nopeuteen ja tehokkuuteen voi vaikuttaa laittamalla nämä perusasiat kuntoon ennen kuin prosesseja automatisoidaan. Alla on viisi vinkkiä automaation pullonkaulojen poistamiseen:

1. Lopeta turha tekeminen

On turha käyttää aikaa sellaisen työn automatisoimiseen, jota ei tarvitsisi tehdä lainkaan. Kannattaa säännöllisin väliajoin kyseenalaistaa toistuvia tehtäviä: miksi niitä tehdään ja mitä hyötyä lopputuloksena syntyy? Mikäli syytä ei muisteta, hyötyä ei tunnisteta eikä tehtävä ole myöskään lakisääteinen pakko, lopeta tekeminen. Turhia töitä löytyy useimmiten raportoinnin, arkistoinnin, tarkastusten ja hyväksyntien piiristä. Sen lisäksi, että automaation investoinnit voidaan kohdistaa näiden töiden sijasta hyödyllisempiin tehtäviin, vapautuva työaika voidaan käyttää lisäarvoa tuovaan tekemiseen.

2. Eroon paperista

Automaatio ei pure paperiprosesseihin, vaan sillä voidaan tehostaa ainoastaan digitaalisia tietotyön prosesseja. Viimeistään tässä vaiheessa kannattaa muuntaa loputkin taloushallinnon paperiprosessit sähköiseen muotoon. Sähköinen käsittely ja arkistointi on mahdollista kaikkien taloushallinnon aineistojen osalta. Automaation mahdollistamisen lisäksi se tehostaa työtä, tuo läpinäkyvyyttä taloushallinnon aineistoihin ja mahdollistaa joustavan työnteon ajasta ja paikasta riippumatta.

3. Data kuntoon

Virheelliset perustiedot aiheuttavat virheitä myös tapahtumakäsittelyssä. Virheelliset liittymissä siirtyvät tiedot aiheuttavat virhetilanteita liittymäaineistojen kirjauksissa ja täsmäytyksissä. Puutteelliset viitetietiedot ostolaskulla estävät laskun automaattisen käsittelyn.

Virheiden ja puutteiden selvittäminen on useimmiten ihmistä vaativaa manuaalityötä ja sen automatisointi on hankalaa. Mitä paremmassa kunnossa taloushallinnon perustiedot ja talouteen käsiteltäväksi siirtyvät tiedot ovat, sitä paremmalla todennäköisyydella automaatio osaa hoitaa käsittelyn meidän puolestamme. Virhekäsittelyn automatisoinnin sijaan panosta siihen, että data on mahdollisimman hyvässä kunnossa jo sen alkulähteillä.

4. Keskitä järjestelmät ja prosessointi

Mitä keskitetymmät järjestelmät ja organisointi taloushallinnossa on, sitä suurempiin data- tai transaktiomääriin voidaan hyödyntää kutakin yhteiseen järjestelmään tai prosessiin käyttöönotettua automaatiota. Tämä tarkoittaa, että investoinnin hyöty on suurempi ja käyttöönottoaika pienempi kuin hajautetussa ympäristössä saman aineistomäärän automatisoinnissa.

Keskitetyissä järjestelmissä ja prosessoinnissa on parempi näkyvyys toistuviin työvaiheisiin ja niissä liikkuviin aineistomääriin. Tästä syystä on helpompi tunnistaa potentiaalisia automaatiokohteita. Keskitetyssä prosessoinnissa on myös nopeampi viedä muutos läpi prosessin käsittelijöille. Kun prosesseilla on lisäksi nimetyt prosessinomistajat, joiden vastuulla on prosessin kehitys, varmistetaan, että prosessin kokonaisuus tulee otettua huomioon kehitystä suunniteltaessa ja käyttöönotettaessa. Keskitetty prosessointi ohjaa usein jo automaattisesti myös standardoimaan toimintatapoja, mikä sekin nopeuttaa automaation hyödyntämistä.

5. Varaa aikaa kehitykselle

Yleisin mainittu syy kehityksen hitaudelle on se, että juoksevat työt vievät koko työajan eikä kehitykseen ehditä panostaa. Tämä on noidankehä: kun ei ehditä kehittää, juoksevan rutiinityön määrää ei saada vähenemään eikä kiire vähene. Kehitystä täytyy priorisoida, asettaa sille seurattavia tavoitteita ja sallia ajankäyttö kehitystoimenpiteille.

Pitkässä juoksussa tämä kannattaa. Automaatio vapauttaa aikaa rutiineista käytettäväksi mm. lisäkehitykseen ja liiketoiminnan tukemiseen. Tuloksista nauttivat sekä taloushallinnon ammattilaiset, joilla työn mielenkiintoisuus lisääntyy ja mahdollisuudet oman ajankäytön ohjaamiseen kasvavat, että liiketoiminta, joka saa parempaa palvelua taloustoiminnolta.

Perusasioiden kuntoon laittamisella on siis säästettävissä automaatiokehityksessä sekä aikaa että rahaa, ja ennen kaikkea näillä keinoilla saadaan automaation kiistattomat hyödyt nopeammin käyttöön.

Kirjoittaja

Sanna Kaarlejärvi

Sanna Kaarlejärvi

Sanna on maamme johtavia talousprosessien kehittäjiä ja Efiman CFO sekä palkittu kouluttaja. Hän on vuosien mittaan ollut virtaviivaistamassa monien suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa. Sannan kyky yhdistää ison kuvan näkeminen yksityiskohtaiseenkin taloushallinnon osaamiseen välittyy myös hänen Tero Salmisen kanssa kirjoittamassaan kirjassa ”Älykäs taloushallinto”.

Uusimmat

Tunne tietosi – tylsien perustietojen tärkeys ja vaikutus liiketoimintaan

Tunne tietosi – tylsien perustietojen tärkeys ja vaikutus liiketoimintaan

Mikko KaatajaTieto on valtaa, sanotaan. Ja näin asia monesti onkin – erityisesti silloin, kun puhutaan yritysten tuottamasta datasta. Perustietojen merkitys liiketoiminnalle on suurempi kuin moni olettaa: käyttämämme tietomallit ja tuottamamme tietovirrat nimittäin muodostavat liiketoimintaprosessien ytimen.

Digisydän maailman tehokkaimpana älypuhelimena – räätälöintiä liiketoimintaan sovelluskaupasta

Digisydän maailman tehokkaimpana älypuhelimena – räätälöintiä liiketoimintaan sovelluskaupasta

Kai LyytinenKun kuluttajana hankit uuden älypuhelimen, pitää tuo puhelin sisällään kaikki ne ominaisuudet, joita sen kuuluu sisältää. Sillä voi soittaa, lähettää sekä vastaanottaa viestejä, tallentaa yhteystietoja ja tehdä kaikkia niitä asioita, mitä modernilta puhelimelta odotetaan.

Palvelukeskus ei ole enää palvelukeskus

Palvelukeskus ei ole enää palvelukeskus

Teija PuurunenOlin toukokuussa Euroopan SSOW (Shared Services & Outsourcing Week) -tapahtumassa, jonka järjestää Euroopan SSON-yhteisö. Viikkoon sisältyi tietysti paljon puhetta trendeistä ja parhaista käytännöistä. Palvelukeskukset ovat selvästi murroksessa. Minut yllätti, miten iso merkitys terminologialla tuntuu olevan tässä muutoksessa.