Blogi
11.9.2019

ERP-projektin kuolemansynti – inhimillisen tekijän sivuuttaminen

Suomi on insinöörien maa ja tietty insinöörimäisyys määrittää myös tapaamme ratkoa ongelmia organisaatioiden sisällä. Kun organisaatio toimii tehottomasti, halutaan siihen usein löytää ratkaisu teknologiasta tai prosesseista. Mutta, mitä jos nämä eivät riitäkään ratkaisemaan yrityksen haasteita?

ERP-hanke tarkoittaa kokonaisvaltaista muutosta yrityksessä. Se on iso teknologinen mullistus, mutta usein muutos koskettaa myös organisaatiorakennetta ja totuttuja prosesseja. Nämä asiat tyypillisesti vievätkin muutosta johtavien tahojen kaiken huomion. Muutoksen inhimillinen puoli sen sijaan jää usein liian vähälle huomiolle. Tämä voi johtaa suuriin ongelmiin hankkeen läpiviennissä, sillä ihmisten asenteet, odotukset ja käyttäytyminen ohjaavat projektia enemmän kuin haluamme myöntää.

Kuinka vaikea onkaan uskaltaa puuttua henkilökemiallisiin ristiriitoihin tai muihin inhimillisistä tekijöistä aiheutuviin ongelmiin?

Paha, pahempi, muutos

Yksi päällimmäisistä syistä, miksi hankkeet epäonnistuvat, on se, että ihmiset eivät halua päästää irti vanhasta. On helppo sivuuttaa tämä muutosvastarintana, mutta voiko muutokseen sopeutuminen olla yksin henkilöstön vastuulla? Usein tätä kuitenkin odotetaan, jos organisaation johto ohittaa henkilöstön epäilyksien käsittelyn epämiellyttävänä.

Toisinaan saatetaan jopa ajatella, että järjestelmämuutos tai -vaihdos korjaisi hankalan henkilösidonnaisen tilanteen itsestään – ilman että siihen tarvitsisi muuten puuttua mitenkään.

Viestintää ja johtamista

Halutun muutoksen aikaansaamisessa henkilöstön keskuudessa on kyse ennen kaikkea viestinnästä. Ja järjestelmähankkeessa viestintää tulisi olla kahdenlaista:

  • Projektin etenemiseen liittyvä viestintä, eli informointi projektin edistymisestä ja siihen liittyvistä virstanpylväistä.
  • Muutosviestintä, eli mitä muutoksia käyttäjät tulevat kohtaamaan verrattuna aiempaan, mihin nämä muutokset perustuvat ja mitä niillä saavutetaan.

Valitettavan usein näistä jälkimmäinen jää kokonaan tekemättä. Kenties juuri sen vuoksi, että pelätään sen johtavan epämiellyttävään dialogiin henkilöstön kanssa. Tämä pakottaisi johdon ottamaan kantaa siihen, mitä haasteita muutoksiin liittyy henkilötasolla, miten nämä ratkaistaan ja miten henkilöstön kipuilut muutokseen liittyen otetaan huomioon.

Tämä, jos mikä, on johtamiskysymys.

Onnistumisen mittarit

ERP-hanke on luonteeltaan kokonaisvaltainen eikä teknisen implementaation sekä prosessien määrittämisen merkitystä pidä vähätellä - eihän hanketta voi olla olemassakaan ilman näitä. Ne eivät kuitenkaan yksin riitä halutun lopputuloksen saavuttamiseksi.

Voiko aikataulussa ja budjetissa pysynyttä ERP-projektia kutsua onnistuneeksi, jos ihmiset eivät kuitenkaan omaksu uutta teknologiaa ja prosesseja? Työkalu on juuri niin hyvä kuin miten hyvin sen käyttäjä pystyy sitä hyödyntämään. Miten voidaan olettaa, että työkalusta saadaan kaikki potentiaali irti, jos käyttäjiä ei saada sitoutumaan siihen?

Rohkeaa kommunikointia

Onnistunut ERP-hanke koostuu monesta palasesta ja kommunikaatio on liima, joka pitää palaset yhdessä. Muuttamalla hanke strategiatyöryhmän sisäisestä puuhastelusta koko yrityksen yhteiseksi asiaksi, on mahdollista toteuttaa onnistunut ERP-hanke.

Tämä tarkoittaa selkeää muutosjohtamista ja sen onnistuminen vaatii rohkeaa kissan nostamista pöydälle ja keskustelua hankkeeseen liittyvistä epäluuloista henkilöstön kanssa – niin epämiellyttävältä kuin se voikin kuulostaa.

Esimiehet ratkaisun keskiössä

Loppujen lopuksi kyse ei kuitenkaan ole monimutkaisesta asiasta. Se on hankalaa ja epämiellyttävää ainoastaan siksi, ettei näin olla totuttu toimimaan. Mutta koska henkilöstöltä vaaditaan muutoksen omaksumista, on vain reilua, että myös yrityksen johto astuu epämukavuusalueelleen.

Henkilöstön epäilyksiin ja muutokseen liittyviin ongelmiin on aina helpoin puuttua mahdollisimman läheltä. Tämän vuoksi esimiestehtävissä toimivat henkilöt ovat loogisia muutosjohtajia omissa tiimeissään. Heillä on mahdollisuus käsitellä hankkeeseen ja muutokseen liittyviä epävarmuuksia suoraan tiiminsä kanssa. He myös ymmärtävät oman tiiminsä tarpeet ja pystyvät varmistamaan, että nämä tulevat huomioiduksi ERP-projektissa, viestimällä näistä eteenpäin projektitiimille.

Tämä voi vaatia uudenlaista johtamistyyliä yrityksen sisällä, mutta sen omaksumisen kannattaa varmasti. Samalla voi näet ratketa ERP-hankkeeseen liittyvän muutosvastarinnan lisäksi muitakin ongelmia.

Kirjoittaja

Kati Kolehmainen

Kati Kolehmainen

Kati Kolehmainen on Efiman projektitoiminnan vetäjä. Hän uskoo, että tietojärjestelmien käyttöönottojen laatu paranee vain, jos asiakkaat heräävät vaatimaan enemmän ja parempaa.

Uusimmat

Pieni askel yhteiskunnalle, iso askel meidän firmalle

Pieni askel yhteiskunnalle, iso askel meidän firmalle

Antti KosunenEfima täytti tänä keväänä 10 vuotta ja huomenna päätämme juhlavuotemme henkilöstön syys-kickoffissa Helsingin toimistollamme. On myös kulunut reilu vuosi siitä, kun pakkasimme perheen kanssa laukut ja nousimme koneeseen kohti Pohjois-Amerikkaa. Aika todella lentää!

Minä juon nyt kahvia – ja koneet hoitavat hommat. Vai miten se meni?

Minä juon nyt kahvia – ja koneet hoitavat hommat. Vai miten se meni?

Heini Kivelä”Minä juon nyt kahvia”, sanoi Harri Holkeri aikanaan, kun häneltä tivattiin kommenttia hieman kuumottavaan tilanteeseen. Sama ajatus käy mielessä, kun lukee mediassa esitettyjä raflaavia lukuja ja hurjia ennusteita siitä, kuinka digitalisaatio, automaatio ja ohjelmistorobotiikka mullistavat maailman ja vievät meiltä työt ennen kuin ehdimme edes keittää ne kahvit.

Liikkuvaa pilveä, dataa, tekoälyä ja appeja kaikille – miten liiketoiminta vastaa?

Liikkuvaa pilveä, dataa, tekoälyä ja appeja kaikille – miten liiketoiminta vastaa?

Kai LyytinenKehittyvä teknologia auttaa organisaatioita sopeutumaan jatkuvaan muutokseen. Liiketoiminnan kannalta merkittävimmät muutokset voidaan kiteyttää kolmen kattoteeman alle: 1) pilvi ja mobiliteetti, 2) kuluttajistuminen sekä 3) data ja tekoäly. Mutta mitä nämä muutosvoimat merkitsevät tulevaisuuden liiketoiminnalle?