Budjetointi koetaan monessa organisaatiossa esimerkkinä hallinnollisesta prosessista, joka työllistää isoa osaa organisaatiosta eikä tuota lisäarvoa. Budjetoinnin tarpeellisuutta kyseenalaistetaan ja kritisoidaan. Osa organisaatioista sanoo luopuneensa budjetoinnista, mutta suurimmassa osassa nähdään yhä tarpeellisena luoda vuosittainen budjetti. Vuosibudjetin roolina on lukita taloudellinen ja toiminnallinen perusta, johon organisaatio on sitoutunut ja jonka pohjalta voidaan suunnitella mm. investointeja, rekrytointeja ja rahoitusta. Budjetti toimii monessa organisaatiossa tavoitteenasetannan välineenä.
On selvää, että markkina ja yritysten kilpailukentät muuttuvat yhä nopeutuvaan tahtiin, eikä nopeasti muuttuvassa ympäristössä pidä lukittautua vuodeksi vanhentuneilla tiedoilla tehtyihin suunnitelmiin. Kurssia pitää pystyä muuttamaan ketterästi, ja tavoitteita päivittää uutta maalia kohti. Monesti todetaan, että budjetti on vanhentunut jo tilikauden alkaessa. Ajantasainen ennustaminen onkin toiminnan ohjaamiselle tärkeämpi työkalu kuin vuosibudjetin laatiminen. Miten budjetoinnista ja ennustamisesta saadaan niistä haettu hyöty jäädyttämättä organisaation muutoskykyä?
1. Minimoi ajankäyttö:
Budjetointiin ja ennustamiseen osallistuvien organisaation henkilöiden tulisi pystyä ottamaan kantaa ja tuottamaan tietoa vain siltä osin kuin tietoa ei ole saatavilla muualta valmiina. Aika tulisi käyttää tulevaisuuden markkinakehityksen, myyntimahdollisuuksien, resurssivaatimusten ja kustannuskehityksen tulkintaan numeeriseen muotoon. Kannattaakin hyödyntää järjestelmissä jo olemassa oleva tieto ennusteen pohjana tai esitäyttää ennustepohjia historiaan perustuen. Talouden tulisi keskitettynä toimintona huolehtia kiinteiden erien ja muun olemassa olevan datan perusteella ennustettavien erien esitäytöstä. Tätä automatisoivat modernit ennustejärjestelmät integraatioineen. Jatkossa voimme myös hyödyntää koneoppimisen kautta tuotettuja ennusteita lähtökohtana ihmisen tekemälle ennustamiselle.
2. Tee budjetoinnista helppoa:
Siltä osin kuin loppukäyttäjien tulee syöttää, muokata tai tarkastaa tietoa, ohjelmistojen täytyy olla helppokäyttöisiä ja intuitiivista, mutta myös budjettien rakenne kannattaa suunnitella loppukäyttäjän näkökulmasta. Kyseenalaista, onko todella tarve tehdä tilitasoista ennustamista vai riittäisikö koontitaso? Ennusteiden tekemistä ajallaan varmistaa myös se, että työtä voi tehdä ajasta ja paikasta riippumattomasti. Parhaimmassa tapauksessa loppukäyttäjä saa ennusteesta itselleen arvokasta tietoa, mikä motivoi ennustamiseen ja ennustejärjestelmän käyttöön.
3. Konkretisoi operatiivisen datan kautta:
Liiketoimintaa on helpompi ennustaa sitä kuvaavien operatiivisten yksiköiden kautta kuin tuottaa eurosummia. Eurosummat lasketaan usein apulaskelmien kautta. Jotta budjettien ja ennusteiden taustaoletukset saadaan läpinäkyviksi, mahdollista lukujen muodostaminen operatiivisten ajureiden kautta ennustejärjestelmässä. Esimerkiksi liikevaihtoa on helpompi ja luotettavampi ennustaa kauppojen määrän ja keskimääräisen kaupan koon kautta kuin ennustamalla suoraan kokonaisliikevaihtoeuroja. Mahdollista myös ajureiden ennusteiden vertailu toteumaan: toteutuiko kauppoja yhtä monta kuin ennustettiin? Entä vastasiko kaupan keskikoko ennakoitua? Oppiminen tapahtuu toteuman vertailun kautta. Mikäli mahdollista, tarkasta ennusteen oikeellisuus ristiintarkastamalla tiedot: esimerkiksi laske ennustettujen resurssien kautta, kuinka monta kauppaa on mahdollista toimittaa, ja vastaako tämä liikevaihtoennustetta. Ristiintarkistus parantaa ennusteen laatua.
4. Visualisoi lopputulos:
On tärkeää pystyä tarkistamaan ja analysoimaan ennusteen ja budjetin lopputulosta, jotta tahattomat virheet havaitaan ja erien väliset yhteydet ovat synkroniassa. Koska dataa on yleensä paljon, siitä täytyy nostaa esille olennaiset tunnusluvut ja trendit. On paljon helpompi tarkastaa, mikä on liikevaihdon kasvu-% tai tietyn tuotealueen kannattavuustaso prosentteina, kuin verrata isoja eurolukuja toisiinsa. Analysointia helpottaa myös lopputuloksen visualisointi esimerkiksi trendikuvaajien avulla. Tunnuslukuja voidaan verrata automaattisesti tavoitteisiin ja nostaa esille poikkeamat.
5. Tee ennustamisesta jatkuva prosessi:
Jatkuva ennustaminen (Active Planning) tuo struktuurin tulevaisuuden näkemyksen muuttamiseksi taloudelliseen muotoon. Se mahdollistaa yhteisen näkemyksen tulevaisuuden kehityksestä ja luo pohjan, jonka perusteella voidaan tehdä päätöksiä toimenpiteistä, joilla kehitys muutetaan halutun mukaiseksi. Jotta ennusteiden päivittäminen ja käyttäminen voi olla ketterää ja yrityksen toimintaa tukevaa, sen tulee olla nopeaa, helppoa ja ymmärrettävällä tavalla yhteydessä operatiiviseen toimintaan. Ketterä ennustaminen tukee koko organisaation strategista ketteryyttä.
Moderni budjetointi – Opas älykkäämpään liiketoiminnan suunnitteluun
Hyvä budjetointi on parhaimmillaan liiketoimintaa tukeva strateginen työkalu. Lataa uusi oppaamme ja siirry staattisesta budjetoinnista ketterään ennustamiseen.
Kiinnostuitko aiheesta?
Seuraa Efiman LinkedIn-sivua ja saat tiedon uusista blogeistamme sekä muista ajankohtaisista asioista!
Sanna Kaarlejärvi
Sanna on maamme johtavia talousprosessien kehittäjiä sekä palkittu kouluttaja. Hän on myös yksi Efiman perustajista. Sanna on vuosien mittaan ollut virtaviivaistamassa monien suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa. Sannan kyky yhdistää ison kuvan näkeminen yksityiskohtaiseenkin taloushallinnon osaamiseen välittyy myös hänen Tero Salmisen kanssa kirjoittamassaan kirjassa ”Älykäs taloushallinto”.