RPA (Robotic Process Automation), suomalaisittain ohjelmistorobotiikka, on nostanut kovasti päätään liike-elämässä viime aikoina. Taloushallinnon ohjelmisto- ja konsulttitalot maalailevat toinen toistaan mahtavampia kuvia robotiikan mahdollisuuksista liiketoiminnan tehostamisessa. Moni päättäjä onkin prameiden mainospuheiden ja suurten lupausten ympäröimänä hämmentynyt: millaista se arki ohjelmistorobotin kanssa oikein on? Minäpä kerron rehellisesti totuuden – se on parempaa.
Ohjelmistorobotti toimii ikään kuin tavallinen työntekijä. Se käyttää toisia ohjelmistoja, kuten ERP-järjestelmää, käyttöliittymän välityksellä aivan kuten me ihmisetkin. Robotti on kuitenkin monella tapaa meitä ihmisiä parempi: robotti työskentelee nopeammin ja tarkemmin, ei valita rutiineista eikä vaadi taukoja. Robotti toimii aina yhtä tehokkaasti, kellonajasta riippumatta. Ja mikä parasta, robotille ei myöskään luonnollisesti tarvitse maksaa palkkaa. Kuulostaa varsin houkuttelevalta, eikö niin. Mutta mitä tällainen ohjelmistorobotti sitten osaa tehdä?
Parhaiten robotiikkaa voidaan hyödyntää tehtävissä, jotka ovat säännönmukaisia, runsaasti manuaalista tiedonsiirtoa ja -hakua vaativia, toistuvia rutiineja. Robotiikka loistaa erityisesti tehtävissä, jotka ovat liian pieniä, satunnaisia tai sisällöltään nopeasti muuttuvia automoitavaksi perinteisiä järjestelmiä käyttäen. Koska ohjelmistorobotti käyttää toisia ohjelmistoja kuin ihminen, ei nykyisiä järjestelmiä tarvitse muokata mitenkään robotin käyttöönottoa varten.
Robottiikkainnostuksen aikana tulee järki pitää myös mukana: robotiikalla ei kannata korjata rikkinäisiä prosesseja. Prosessit tulisi ensin yhtenäistää ja kehittää järkeviksi ja vasta sitten robotisoida. Aina kannattaa ensin kyseenalaistaa, onko tehtävää tarpeen tehdä lainkaan. Jos ei, ei sitä myöskään kannata robotisoida.
Me Efimalla hyödynnämme robotiikkaa ahkerasti mm. laskutuksen apuna. Oma robottimme hoitaa esimerkiksi valtaosan kuukausittaisesta myyntilaskutuksestamme. Tähän mennessä olemme robotisoineet jopa 62% yhden työntekijän vuosityöajasta. Tämä on kuitenkin vasta alkua – tiedämme, että robotiikkaa voidaan hyödyntää vielä huomattavasti laajemmin puuduttavien rutiinitehtävien hoidossa.
Arki ohjelmistorobotin kanssa tuntuu hyvältä. Robotti voidaan esimerkiksi ajastaa työskentelemään tehokkaasti öisin. Näin aamulla töihin tullessa rutiinitehtävät on jo hoidettu, ja käsiteltäviksi jäävät vain ne poikkeukset, joita robotti ei itse ole osannut tehdä. Parhaimmillaan ohjelmistorobotin olemassaoloa ei edes huomaa – arki vain tuntuu sujuvan vaivatta robotin tukiessa työtä taustalla.
Robotti lisää tarkkuutta ja tehokkuutta
Virheitä ei ohjelmistorobotin kanssa työskennellessä tarvitse pelätä, sillä robotti seuraa sille opetettuja sääntöjä millintarkasti. Myös kaikki robotin liikkeet kirjautuvat automaattisesti lokitiedostoihin, jolloin ongelmatilanteessa on helppo seurata, missä virhe on tapahtunut. Ohjelmistorobotin olemassaolosta seuraa silkkaa hyötyä, kunhan ohjelmistorobotin käyttöönotto on tehty huolella – tässä me Efimalla voimme olla avuksi.
Robotillakin tulee toki olla oma ”esimies” eli henkilö, joka vastaa robotin tekemisistä. Esimiehen tehtävänä on tietää, mitä robotti tekee, seurata tekemisen laatua ja osata puuttua asiaan, mikäli robotti alkaa toimia virheellisesti. Tulevaisuudessa esimiehen vastuu kasvaa entisestään: aluksi robotit otetaan osaksi nykyisen organisaation tiimejä, mutta robottien määrän kasvaessa niistä muodostetaan omia tiimejään, joita täytyy myös johtaa eri tavalla kuin nyt.
RPA ei vie meidän ihmisten töitä
Huimasta potentiaalistaan huolimatta ohjelmistorobotiikka ei korvaa kaikkia meidän tavallisten ihmisten työpaikkoja. Parhaimmillaan se vapauttaa meidät puuduttavista rutiineista, jotta voimme paremmin keskittyä asiantuntijatehtäviin, jotka eivät robotilta onnistu. Uskon, että pidemmällä aikavälillä automaation lisäämisellä kokonaisuudessaan on vaikutusta työpaikkoihin tai ainakin siihen, että jäljelle jääviin töihin tullaan tarvitsemaan erilaista osaamista kuin robotisoitaviin töihin. Onkin kiinni henkilöstön kehittämisestä ja uudelleenkouluttamisesta, saadaanko rutiineista vapautetut henkilöt työllistettyä uusiin, mielenkiintoisiin mutta myös yleensä vaativampiin työtehtäviin.
Robotilla on mahdollista hoitaa myös uusia tehtäviä, joihin ihmisen aika ei riitä tai joita olisi liian kallista hoitaa ihmistyönä. Esimerkiksi perustietojen tarkistuksia tai täsmäytyksiä voidaan tehdä päivittäin, kun taas ihminen hoitaisi ne kerran kuukaudessa. Robotin avulla rutiinit siis hoituvat nopeammin, tarkemmin ja paremmin kuin aikaisemmin, ja jopa ennen mahdottomia tehtäviä saadaan hoidettua. Tämähän täytyy olla kovin kallista ja vaikeaa? Ei suinkaan.
Ohjelmistorobotin käyttöönotto hoituu tavanomaiseen järjestelmäprojektiin verrattuna nopeasti: robotti saadaan yleensä käyntiin vain muutamassa viikossa. Robotin hankkiminen on myös halvempaa kuin uuden työntekijän rekrytointi ja perehdyttäminen. Investoimalla ohjelmistorobotiikkaan yritys saa käyttöönsä työntekijän, joka ei koskaan väsy, valita tai tee virheitä.
Kiinnostuitko robotiikasta? Tutustu ohjelmistorobotti Ailiin täältä.
Sanna Kaarlejärvi
Sanna on maamme johtavia talousprosessien kehittäjiä sekä palkittu kouluttaja. Hän on myös yksi Efiman perustajista. Sanna on vuosien mittaan ollut virtaviivaistamassa monien suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa. Sannan kyky yhdistää ison kuvan näkeminen yksityiskohtaiseenkin taloushallinnon osaamiseen välittyy myös hänen Tero Salmisen kanssa kirjoittamassaan kirjassa ”Älykäs taloushallinto”.