Blogi
7.9.2017

RPA – robotiikalla parempaan arkeen

RPA (Robotic Process Automation), suomalaisittain ohjelmistorobotiikka, on nostanut kovasti päätään liike-elämässä viime aikoina. Taloushallinnon ohjelmisto- ja konsulttitalot maalailevat toinen toistaan mahtavampia kuvia robotiikan mahdollisuuksista liiketoiminnan tehostamisessa. Moni päättäjä onkin prameiden mainospuheiden ja suurten lupausten ympäröimänä hämmentynyt: millaista se arki ohjelmistorobotin kanssa oikein on? Minäpä kerron rehellisesti totuuden – se on parempaa.

Ohjelmistorobotti toimii ikään kuin tavallinen työntekijä. Se käyttää toisia ohjelmistoja, kuten ERP-järjestelmää, käyttöliittymän välityksellä aivan kuten me ihmisetkin. Robotti on kuitenkin monella tapaa meitä ihmisiä parempi: robotti työskentelee nopeammin ja tarkemmin, ei valita rutiineista eikä vaadi taukoja. Robotti toimii aina yhtä tehokkaasti, kellonajasta riippumatta. Ja mikä parasta, robotille ei myöskään luonnollisesti tarvitse maksaa palkkaa. Kuulostaa varsin houkuttelevalta, eikö niin. Mutta mitä tällainen ohjelmistorobotti sitten osaa tehdä?

Parhaiten robotiikkaa voidaan hyödyntää tehtävissä, jotka ovat säännönmukaisia, runsaasti manuaalista tiedonsiirtoa ja -hakua vaativia, toistuvia rutiineja. Robotiikka loistaa erityisesti tehtävissä, jotka ovat liian pieniä, satunnaisia tai sisällöltään nopeasti muuttuvia automoitavaksi perinteisiä järjestelmiä käyttäen. Koska ohjelmistorobotti käyttää toisia ohjelmistoja kuin ihminen, ei nykyisiä järjestelmiä tarvitse muokata mitenkään robotin käyttöönottoa varten.

Robottiikkainnostuksen aikana tulee järki pitää myös mukana: robotiikalla ei kannata korjata rikkinäisiä prosesseja. Prosessit tulisi ensin yhtenäistää ja kehittää järkeviksi ja vasta sitten robotisoida. Aina kannattaa ensin kyseenalaistaa, onko tehtävää tarpeen tehdä lainkaan. Jos ei, ei sitä myöskään kannata robotisoida.

Me Efimalla hyödynnämme robotiikkaa ahkerasti mm. laskutuksen apuna. Oma robottimme hoitaa esimerkiksi valtaosan kuukausittaisesta myyntilaskutuksestamme. Tähän mennessä olemme robotisoineet jopa 62% yhden työntekijän vuosityöajasta. Tämä on kuitenkin vasta alkua – tiedämme, että robotiikkaa voidaan hyödyntää vielä huomattavasti laajemmin puuduttavien rutiinitehtävien hoidossa.

Arki ohjelmistorobotin kanssa tuntuu hyvältä. Robotti voidaan esimerkiksi ajastaa työskentelemään tehokkaasti öisin. Näin aamulla töihin tullessa rutiinitehtävät on jo hoidettu, ja käsiteltäviksi jäävät vain ne poikkeukset, joita robotti ei itse ole osannut tehdä. Parhaimmillaan ohjelmistorobotin olemassaoloa ei edes huomaa – arki vain tuntuu sujuvan vaivatta robotin tukiessa työtä taustalla.

Robotti lisää tarkkuutta ja tehokkuutta

Virheitä ei ohjelmistorobotin kanssa työskennellessä tarvitse pelätä, sillä robotti seuraa sille opetettuja sääntöjä millintarkasti. Myös kaikki robotin liikkeet kirjautuvat automaattisesti lokitiedostoihin, jolloin ongelmatilanteessa on helppo seurata, missä virhe on tapahtunut. Ohjelmistorobotin olemassaolosta seuraa silkkaa hyötyä, kunhan ohjelmistorobotin käyttöönotto on tehty huolella – tässä me Efimalla voimme olla avuksi.

Robotillakin tulee toki olla oma ”esimies” eli henkilö, joka vastaa robotin tekemisistä. Esimiehen tehtävänä on tietää, mitä robotti tekee, seurata tekemisen laatua ja osata puuttua asiaan, mikäli robotti alkaa toimia virheellisesti. Tulevaisuudessa esimiehen vastuu kasvaa entisestään: aluksi robotit otetaan osaksi nykyisen organisaation tiimejä, mutta robottien määrän kasvaessa niistä muodostetaan omia tiimejään, joita täytyy myös johtaa eri tavalla kuin nyt.

RPA ei vie meidän ihmisten töitä

Huimasta potentiaalistaan huolimatta ohjelmistorobotiikka ei korvaa kaikkia meidän tavallisten ihmisten työpaikkoja. Parhaimmillaan se vapauttaa meidät puuduttavista rutiineista, jotta voimme paremmin keskittyä asiantuntijatehtäviin, jotka eivät robotilta onnistu. Uskon, että pidemmällä aikavälillä automaation lisäämisellä kokonaisuudessaan on vaikutusta työpaikkoihin tai ainakin siihen, että jäljelle jääviin töihin tullaan tarvitsemaan erilaista osaamista kuin robotisoitaviin töihin. Onkin kiinni henkilöstön kehittämisestä ja uudelleenkouluttamisesta, saadaanko rutiineista vapautetut henkilöt työllistettyä uusiin, mielenkiintoisiin mutta myös yleensä vaativampiin työtehtäviin.

Robotilla on mahdollista hoitaa myös uusia tehtäviä, joihin ihmisen aika ei riitä tai joita olisi liian kallista hoitaa ihmistyönä. Esimerkiksi perustietojen tarkistuksia tai täsmäytyksiä voidaan tehdä päivittäin, kun taas ihminen hoitaisi ne kerran kuukaudessa. Robotin avulla rutiinit siis hoituvat nopeammin, tarkemmin ja paremmin kuin aikaisemmin, ja jopa ennen mahdottomia tehtäviä saadaan hoidettua. Tämähän täytyy olla kovin kallista ja vaikeaa? Ei suinkaan.

Ohjelmistorobotin käyttöönotto hoituu tavanomaiseen järjestelmäprojektiin verrattuna nopeasti: robotti saadaan yleensä käyntiin vain muutamassa viikossa. Robotin hankkiminen on myös halvempaa kuin uuden työntekijän rekrytointi ja perehdyttäminen. Investoimalla ohjelmistorobotiikkaan yritys saa käyttöönsä työntekijän, joka ei koskaan väsy, valita tai tee virheitä.

Kiinnostuitko robotiikasta? Tutustu ohjelmistorobotti Ailiin täältä.

Kirjoittaja

Sanna Kaarlejärvi

Sanna Kaarlejärvi

Sanna on maamme johtavia talousprosessien kehittäjiä ja Efiman CFO sekä palkittu kouluttaja. Hän on vuosien mittaan ollut virtaviivaistamassa monien suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa. Sannan kyky yhdistää ison kuvan näkeminen yksityiskohtaiseenkin taloushallinnon osaamiseen välittyy myös hänen Tero Salmisen kanssa kirjoittamassaan kirjassa ”Älykäs taloushallinto”.

Uusimmat

Verta, hikeä ja yhteisiä tavoitteita – miten rakentuu onnistunut ERP-hanke?

Verta, hikeä ja yhteisiä tavoitteita – miten rakentuu onnistunut ERP-hanke?

Kati KolehmainenOnnistunut ERP-hanke on kuin urheilijan kasvutarina, jossa tilaaja esittää pääosaa. Toimittajan ja tilaajan suhde on kuin valmentajan ja valmennettavan. Valmentaja tukee valmennettavaa tämän tavoitteissa, mutta ei kilpaile samalla areenalla.

Taloushallinnon tavoitteina lisääntyneet palvelut alemmilla kustannuksilla – miten tämä on toteutettavissa?

Taloushallinnon tavoitteina lisääntyneet palvelut alemmilla kustannuksilla – miten tämä on toteutettavissa?

Sanna KaarlejärviOdotukset taloustoimintojen kustannuskehitykselle ovat vuodesta toiseen alenevat. Säästöjä pitäisi löytyä. Toisaalta ulkopuoliset raportointivaatimukset kasvavat. Esimerkiksi verohallinto vaatii vuosiraportoinnin sijaan maksupäiväkohtaista raportointia tulorekisteriin liittyen. EU:ssa ollaan monessa maassa siirtymässä arvonlisäverotuksessa lähes reaaliaikaiseen raportointiin. IFRS-sääntelyn muutokset laittavat yritykset tekemään lisälaskentaa mm. vuokrasopimuksiin liittyen, ja rahoitusalaa työllistävät sitä koskevat uudet raportointivaatimukset.

Toista perässäni: ”Yhdet luvut” – Digisydän ja tiedolla johtamisen järjestelmäarkkitehtuuri

Toista perässäni: ”Yhdet luvut” – Digisydän ja tiedolla johtamisen järjestelmäarkkitehtuuri

Kati KolehmainenTiedolla johtaminen on tavoitetilana liki kaikissa suurissa organisaatioissa. Tavoitteena tämä on selkeä ja helposti ymmärrettävissä. Yksi tärkeä vaatimus tavoitteen saavuttamiseksi on organisaation läpinäkyvyyden kehittäminen. Mutta läpinäkyvyyden saavuttaminen yrityksessä, jonka liiketoiminta on laajaa ja seurattavia sisäisiä ja ulkoisia mittareita on paljon, ei ole aina niin kovin helppoa. Yksi tärkeimmistä huomioitavista seikoista, kun yrityksessä halutaan kehittää läpinäkyvyyttä ja sen myötä tiedolla johtamista, on yrityksen järjestelmäarkkitehtuuri.