Onko Etla oikeassa? – Taloushallinnon työtehtävät katoavat

Automaatio ja älykkäät järjestelmät tulevat lähitulevaisuudessa mullistamaan monia työtehtäviä ja prosesseja. Laajasti uutisoidussa Etlan raportissa ennustetaan joka kolmannen työpaikan olevan uhanalainen seuraavan kahden vuosikymmenen aikana. Vaikka kehitys on nopeaa, emme Efimalla allekirjoita Etlan ennustetta.

Virtuaalinen avustaja seuraa rutiinitehtäviä tekevän työntekijän toimintaa ja ehdottaa apuaan, kun havaitsee automatisoitavissa olevan rutiinin. Ohjelma opettelee tehtävän seuraamalla työtekijän tekemistä sivusta korostaen tilanteita, joissa sen tekemät päätelmät eroavat työntekijän tekemisistä. Pian ohjelmisto on valmis ottamaan rutiinin hallintaansa ja herättää työntekijän huomion vain havaitessaan poikkeaman, jota se ei itse osaa korjata.

Edellä oleva kuvaus on katsaus toimistotyöntekijän arkeen muutamien vuosien päästä. Automaatio ja älykkäät järjestelmät tulevat lähitulevaisuudessa mullistamaan monia työtehtäviä ja prosesseja. Laajasti uutisoidussa Etlan raportissa ennustetaan joka kolmannen työpaikan olevan uhanalainen seuraavan kahden vuosikymmenen aikana. Automaatio ja kehittyvä digitalisaatio uhkaavat raportin mukaan monia taloushallinnon ammatteja kuten kirjanpitäjiä, palkanlaskijoita ja tilintarkastajia.

Avaan tässä kirjoituksessa automaation ja älykkäiden järjestelmien kehityskulkua erityisesti talous- ja toiminnanohjausjärjestelmien näkökulmasta. Vaikka kehitys on nopeaa, emme Efimalla allekirjoita Etlan ennustetta. Suurin osa yrityksistä on vasta saavuttamassa tätä edeltävän evoluutioportaan, jolla saamme vihdoin poimia digitalisaation ja järjestelmäintegraatioiden mahdollistamia hyötyjä.

Nykytila: rutiinityö vähenee entisestään

Edelläkävijäyrityksien painopisteenä ei ole enää prosessien muuttaminen sähköisiksi tai järjestelmien kyky välittää tietoa, vaan jo sähköisten prosessien yhä laajempi automaatio ja tehostaminen. Esimerkiksi ostosta-maksuun -prosessissa laskut täsmäytetään tilauksiin ja sopimuksiin automaattisesti. Näin vain pieni osa laskuista ohjautuu manuaaliseen hyväksyntään ja niistäkin suurin osa voidaan tiliöidä automaattisesti. Merkittävä osa automaatiosta on kuitenkin yksiselitteisiin sääntöihin nojaavaa ja aidosti älykkäät prosessit ovat vasta tulollaan.

Edelläkävijät keskittyvät nyt:

1. Prosessien jatkuvaan kehittämiseen. Tehokkuutta parannetaan systemaattisesti kuukaudesta toiseen.
   
   
2. 2.Priorisointiin analytiikan avulla. Erillisillä kehityskohteilla on selkeät tavoitteet ja niitä seurataan aktiivisesti.
   
   
3. Sidosryhmien ohjaamiseen kohti tehokkaita prosesseja. Digitaaliseen tiedonvälitykseen ohjataan esimerkiksi sopimuksien ja hinnoittelun avulla.

Seuraava askel: integraatioista automaation pitkään häntään

Seuraava suuri askel liittyy automaation pitkään häntään (Long tail). Monet liiketoimintaprosessit sisältävät yhä hyvin mekaanisia ja toistuvia järjestelmien välillä tapahtuvia tarkistuksia ja tietojen manuaalisia siirtoja. Lisäksi liiketoiminnan tarpeet muuttuvat yhä nopeammin eivätkä IT-järjestelmähankkeet useinkaan pysy muuttuvien prosessitarpeiden perässä. Ohjelmistorobotiikka mahdollistaa automaation näissä rutiineissa, jotka ovat aikaisemmin olleet liian pieniä, nopeasti muuttuvia tai liian sesonkimuotoisia automatisoitavaksi.

Yksinkertaisimmillaan ohjelmistorobotit ovat ohjelmia, jotka kykenevät muuttamaan ja tarkistamaan eri järjestelmissä olevaa tietoa käyttäen samaa käyttöliittymää työntekijöiden kanssa. Ohjelmistorobotin käyttö ei näin vaadi muutoksia käytössä oleviin järjestelmiin. Robotti voi esimerkiksi vertailla eri järjestelmien tietoja ja yhtenäistää ne luotujen sääntöjen osoittamalla tavalla. Tärkein viimeaikainen kehityskulku ohjelmistoroboteissa on ollut siirtyminen kohti keskitettyä hallintaa ja auditointia.

Ensimmäisen sukupolven ohjelmistot mahdollistivat tiettyjen käskyjen ja sääntöjen ohjelmoimisen yksityiskohtaisesti, jonka jälkeen ohjelmisto toimi sääntöjen mukaan. Käyttäjillä oli kuitenkin hyvin vähän mahdollisuuksia valvoa ja auditoida ohjelmistojen toimintaa, saati että organisaation olisi ollut mahdollista valvoa ohjelmistorobotteja keskitetysti. Ohjelmistorobottien käyttöönotto ja tehokas hyödyntäminen on vaatinut vielä pioneerihenkeä ja erikoisosaamista, mutta tämä tulee muuttumaan jo lähiaikoina.

Erillisinä kehityskulkuina integraatio-pohjainen automaatio ja ohjelmistorobotiikka ovat vielä melko kaukana raporttien maalailemasta tulevaisuudesta. Erityisesti ohjelmistorobotiikka ei ole vielä yltänyt massamarkkinatuotteeksi, ja monissa osissa maailmaa Suomessa jo melko arkinen sähköinen taloushallintokin on vielä lapsenkengissä. Jää kuitenkin usein havaitsematta, että kilpailevien tekniikoiden sijaan kyseessä on kaksi toisiaan erinomaisesti täydentävää ratkaisua. Tehokkaasti käyttöön otettuna ohjelmistorobotiikan ja kehittyneiden integraatioiden avulla voidaan jo nyt poistaa merkittävä osa puuduttavista rutiinitehtävistä.

Älykkäisiin järjestelmiin on vielä matkaa

Ohjelmistoroboteilla ja järjestelmäintegroinneilla ei vielä päästä Etlan maalailemaan täysin automaattiseen tulevaisuuteen. Työtehtävien eliminoinnin sijaan on tarkoituksenmukaisempaa puhua työroolien muutoksesta. Järjestelmät vaativat rinnalleen yhä osaavia työntekijöitä, joiden arki kuluu rutiinitehtävien sijaan poikkeuksien käsittelyyn ja prosessien valvontaan. Alalla jo pitkään jatkunut työn tehostuminen toki jatkuu ja aiempaa pienempi määrä osaajia pystyy hoitamaan entistä suuremman työmäärän. Etlan maalailema kokonaisten ammattien katoaminen vaatii tapahtuakseen kuitenkin merkittävästi edellä kuvattua evoluutioaskelta suuremman muutoksen. Ei riitä, että järjestelmät pystyvät toimimaan askel askeleelta entistä tehokkaammin, vaan vaaditaan hyppäys aidosti älykkäisiin järjestelmiin.

Aidon älykkyyden tunnistaa:

1. Epätäydellisen tiedon sietämisestä.
   Täydellisessä maailmassa tieto on aina oikein kirjattua ja ohjeiden mukaista. Valitettavasti tiedon standardisoinnissa törmätään pisteeseen jossa virheiden määrän pienentäminen ei ole enää kustannustehokasta tai edes mahdollista. Täysin automaattisen tulevaisuuden hidasteena onkin ennen kaikkea järjestelmien kyky käsitellä epätäydellistä tietoa. Järjestelmien älykkyyden kasvu mitataankin juuri poikkeuksien hallinnassa. Aidosti oppiva järjestelmä kykenee ratkaisemaan koko ajan kasvavan määrän poikkeuksia ja vaatii näin jatkuvasti vähemmän apua asiantuntijatyöntekijöiltä.
   
   
2. Kyvystä oppia ilman yksityiskohtaisia ohjeita.
   Automaation pitkän hännän taltuttaminen vaatii kevyemmin ja nopeammin käyttöön otettavia ratkaisuja. Älykkäät järjestelmät tulevat vaatimaan yhä vähemmän ohjeistusta ja sääntöjä, näin yksittäisten rutiinien automatisointi tulee kevenemään merkittävästi.
   
   

3. Kyvystä tunnistaa ja reagoida ongelmiin proaktiivisesti.
   Isot tietomäärät ja reaaliaikaiset tietovirrat mahdollistavat reagoinnin yllättäviin muutoksiin nopeammin ja jopa ennakoimaan mahdollisia ongelmatilanteita. Kaavojen ja säännönmukaisuuksien tunnistaminen epämääräisistä tietovirroista on yksi nopeasti kehittyvistä keinoälyn sovellusalueista.

Prosessien ulkoistusyritykset ja alan suurimmat toimijat johtavat automaatiokehitystä. Automaatio kehittyy tasaisen ja ennustettavan kasvun sijaan hyppäyksin. On tärkeää tunnistaa oman organisaation kyvyt vastata edessä oleviin muutoksiin. Yritykset jotka kehittävät jatkuvasti prosessejaan ovat parhaassa asemassa tarttumaan uusiin mahdollisuuksiin.

Kuva: CC Andyzweb