Blogi
3.4.2019

Miten taloushallinto voi hyötyä Lean-ajattelusta?

Lean-ajattelu on suosittu johtamisfilosofia, joka on alkujaan kehitetty tuotantoyritysten toiminnan kehittämiseen. Lean-periaatteiden avulla pyritään lisäämään maksimaalisesti arvoa asiakkaalle ja poistamaan kaikki se tekeminen, jota asiakas ei arvosta.

Leanin avulla parannetaan prosessien läpimenoaikoja ja laatua sekä pienennetään kustannuksia. Tuotannon lisäksi Lean-ajattelua hyödynnetään nykyään laajasti myös asiantuntijatyön kehittämisessä. Sen kautta voidaan johtaa monia taloushallinnon kehityksessäkin hyödyllisiä periaatteita, joista tähän blogiin on nostettu esimerkkejä:

  1. Kokonaisuuden optimointi yksittäisten asioiden sijaan:

    Taloushallinnossa syyllistytään turhan usein talousosaston vastuulla olevan prosessiosan kehittämiseen, kun kehitystä pitäisi tehdä koko pitkälle prosessille asiakashyödyn saamiseksi. Esimerkiksi ostolaskuprosessissa saadaan yleensä parempia tuloksia kehitystoimenpiteille, kun ne kohdistetaan organisaatiossa tehtävään hankinta- ja laskunkäsittelytyöhön.

    Pahimmillaan talousosaston työtä ”tehostetaan” siirtämällä tehtäviä talouosastolta muun organisaation tehtäväksi. Ostolaskuprosessissa ostoreskontrassa tehtävien toimenpiteiden kehittämisen sijaan olisikin hyödyllisempää tarkastella hankinnasta maksuun prosessia kokonaisuutena ja pienentää sen läpimenoaikaa ja ajankäyttöä yli organisaatioyksiköiden.
     
  2. Ylilaadun välttäminen:

    Taloushallinnon ammattilaisille on perinteisesti ollut tärkeää tehdä pilkuntarkkaa työtä, vaikka tiedon käyttäjien näkökulmasta olisi riittävää, että lopputulos on olennaisilta osin oikein. Esimerkiksi viimeisten kirjanpidon täsmäytysten senttierojen metsästämiseen käytetty aika kannattaisi käyttää sellaiseen tekemiseen, jolle taloushallinnon loppuasiakas näkee arvoa.
     
  3. Hukka-ajan minimointi ja kapasiteetin lisääminen:

    Tekemisen kyseenalaistamisen tulisi olla jatkuvaa. Mikäli raportille ei löydy käyttäjää tai työllistävälle prosessipoikkeamalle perusteltua syytä, se tulee lopettaa ja käyttää aika hyödyllisemmin. Hukkaa voi turhan tekemisen elimoinnin lisäksi vähentää sujuvoittamalla prosessia, standardoimalla toimintatapoja ja vähentämällä poikkeamia. Kapasiteetin lisääminen tapahtuu tehokkaimmin automatisoimalla manuaalisia työvaiheita, mutta tämän perusedellytyksenä on sujuva, standardoitu prosessi.
     
  4. Vaihtelun vähentäminen ja työkuorman tasaaminen:

    Taloushallinnon työ jakautuu monissa organisaatioissa hyvin epätasaisesti kuukauden sisällä. Esimerkiksi kirjanpidossa työt kasaantuvat useimmissa organisaatioissa kauden katkoihin. Tämä johtaa ylitöihin, pitkiin läpimenoaikoihin ja jopa viivästyneeseen raportointiin. Työkuormaa voi tasata suunnittelemalla kauden katkon työt siten, että kiireaikaan sijoittuvia töitä joko eliminoidaan, automatisoidaan tai siirretään tehtäväksi ennen tai jälkeen kauden katkon. Työkuorman tasaamisella on positiivisia vaikutuksia sekä prosessien lopputuloksiin että työtyytyväisyyteen.
     
  5. Läpimenoajan lyhentäminen:

    Mitä nopeammin taloushallinnon transaktiot saadaan käsiteltyä, sitä nopeammin tieto on hyödynnettävissä raportoinnissa ja sitä vähemmän aiheutuu viivästyksistä johtuvia selvitystarpeita. Esimerkiksi ostolaskujen käsittelyssä pitkät läpimenoajat ovat kierre, jossa lisääntyneet maksukehotukset, toimittajakyselyt ja korkolaskut lisäävät työtä ja samalla edelleen pidentävät käsittelyaikoja. Läpimenoajat lyhenevät helpoiten turhia työvaiheita tai -tehtäviä eliminoimalla sekä automaation lisäämisellä.
     
  6. Arvon lisäys asiakkaan näkökulmasta:

    Taloushallinnon asiakkaita ovat sekä sisäiset että ulkoiset sidosryhmät, jotka käyttävät hyödyksi taloushallinnon tuottamaa ja tulkitsemaa tietoa. Kehityspanokset tulee ensisijaisesti kohdistaa niihin toimenpiteisiin, joilla lisätään eniten asiakasarvoa. Taloushallinnon ei pidä työllistää itse itseään perinteisellä byrokratialla, joka on menettänyt perusteensa – kuten raporttien ja tositteiden mapittamisella paperiarkistoon – vaan miettiä, miten vapautuvan ajan voi käyttää liiketoiminnan hyödyksi.
     
  7. Jatkuva kokeileva kehittäminen:

    Kehitys etenee nopeammin, kun kehityksestä tehdään jatkuvaa ja se on osa toimintaa. Kehitystä voidaan tehdä enemmän, kun sitä tehdään pieninä palasina kokeillen. Tällöin tuloksia ja oppeja saadaan nopeasti ja toisaalta suuntaa voidaan muuttaa ketterästi, jos menetelmä ei toiminut. Kokeilevaa kehittämistä tukevat uudet teknologiat, kuten ohjelmistorobotiikka, joka mahdollistaa nopean automaation lisäämisen pienillä kustannuksilla.
     

Kirjoittaja

Sanna Kaarlejärvi

Sanna Kaarlejärvi

Sanna on maamme johtavia talousprosessien kehittäjiä ja Efiman CFO sekä palkittu kouluttaja. Hän on vuosien mittaan ollut virtaviivaistamassa monien suurten ja keskisuurten yritysten taloushallintoa. Sannan kyky yhdistää ison kuvan näkeminen yksityiskohtaiseenkin taloushallinnon osaamiseen välittyy myös hänen Tero Salmisen kanssa kirjoittamassaan kirjassa ”Älykäs taloushallinto”.

Uusimmat

Pilveä, älyä ja robotteja – kohti digitaalista taloushallintoa ja sen yli

Pilveä, älyä ja robotteja – kohti digitaalista taloushallintoa ja sen yli

Sanna KaarlejärviEfiman täyttäessä 10 vuotta on ollut mukava katsella hetken aikaa taaksepäin ja pohtia, mitä tässä matkan varrella on tapahtunut. Yhtiön perustaminen sattui samaan aikaan, kun maailman talous romahti. Voisi kuvitella, että ajankohta ei ollut ideaali yritystoiminnan aloittamiselle.

Järjestelmämörkö vai kepeä mahdollistaja? – Digisydän ja tiedolla johtamisen edellytykset

Järjestelmämörkö vai kepeä mahdollistaja? – Digisydän ja tiedolla johtamisen edellytykset

Kati KolehmainenUuden toiminnanohjausjärjestelmän rakentaminen on iso projekti organisaatiolle. Ja usein syy, miksi siihen lähdetään, on tiedolla johtaminen ja sen edellytysten parantaminen. ERP ei järjestelmänä kuitenkaan suoraan vastaa tähän tarpeeseen, vaan tiedolla johtaminen on pikemminkin tavoitetila ja ERP toimii tuohon tavoitetilaan pääsyn mahdollistajana.

Miten taloushallinto voi hyötyä Lean-ajattelusta?

Miten taloushallinto voi hyötyä Lean-ajattelusta?

Sanna KaarlejärviLean-ajattelu on suosittu johtamisfilosofia, joka on alkujaan kehitetty tuotantoyritysten toiminnan kehittämiseen. Lean-periaatteiden avulla pyritään lisäämään maksimaalisesti arvoa asiakkaalle ja poistamaan kaikki se tekeminen, jota asiakas ei arvosta.