16.5.2021

Prosessiautomaatio säästäisi aikaamme – mutta entä jos meillä ei ole aikaa automaatiolle?

OhjelmistorobotiikkaKumppanuus
Heidi Penttinen
Heidi Penttinen
Sales Manager

Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto ja siitä syntyvät automaatiot säästävät aikaa. Samalla aika on kuitenkin suurin hidaste käyttöönottohankkeiden tiellä. Jos rutiinien automatisointiin ei jää aikaa rutiinitöiltä, myyntipäällikkömme Heidi Penttinen suosittelee hyppäämään pois oravanpyörästä ja pohtimaan, voisiko osaavaa kumppania hyödyntää automaatiomatkalla ajateltua aikaisemmassa vaiheessa.

Tunnistatko itsesi tilanteesta, jossa niiden samojen, toistuvien rutiinitöiden kohdalla tekisi mieli puuskahtaa jotain seuraavaa: ”taas pitäisi tehdä tämä sama asia”, ”tämän selvittämiseen kuluu älyttömästi aikaa joka ikinen kuukausi” tai ”kai tähän on löydyttävä joku tehokkaampikin keino”? Minulla on sinulle huojentavia uutisia: ehkä pian sinun ei tarvitse.

Rutiinit – ne työpäiviemme aikasyöpöt – vievät aikaa myös automaatiolta

Aika on arvokasta työelämässä. Koronapandemian sivuvaikutuksena saavutettu ajansäästö työmatkoissa tuntuu jo kadonneen jonnekin lukuisten Teams- ja Zoom-palaverien syövereihin. Ajan rajallisuuden vuoksi työaikamme olisi tärkeää käyttää oikein eli yrityksen ja työntekijöiden kannalta mielekkäisiin ja tuottaviin työtehtäviin. Moni on kuullut puhuttavan ohjelmistorobotiikasta ja prosessiautomaatiosta sekä näiden suomista mahdollisuuksista, mutta ei ole ehkä ehtinyt perehtyä tarkemmin, miten ohjelmistorobotiikkaa ja prosessiautomaatiota voisi hyödyntää omissa tai oman tiimin työtehtävissä. Kuulostaako tutulta?

Usein työtehtävien automaatiopotentiaali on myönnetty, mutta kiire ja ajanpuute seisovat automaatiohankkeiden tiellä.

Luulen niin. Efiman myyntipäällikkönä käyn viikoittain lukuisia keskusteluita talous- ja tietohallinnon sekä HR:n parissa työskentelevien ammattilaisten kanssa. Usein työtehtävien automaatiopotentiaali on myönnetty, mutta kiire ja ajanpuute seisovat automaatiohankkeiden tiellä. Ei ole aikaa paneutua automaation mahdollisuuksiin, eikä tutkia omien ja muiden työtehtävien automaatiopotentiaalia sen tarkemmin. Ja kun ei tiedetä, mitä prosesseja voisi tuoda automaatiomäärittelijän ja -kehittäjän työpöydälle, jäävät automaatiot toteuttamatta ja samat työtehtävät löytyvät to do -listalta taas seuraavana päivänä, ensi viikolla ja ensi kuussa. Ongelma on tunnistettu, mutta ei tiedetä, miten lähteä liikkeelle – ja ennen kaikkea, missä välissä.

Ajan puutteessa ei kannata jäädä odottamaan ajan vapautumista

Ohjelmistorobotiikan käyttöönotolle ja automaatiohankkeille ei vapaudu aikaa odottamalla. Kun rutiinityöt vievät jo nyt kaiken ajan kehityshankkeilta, ne tekevät niin myös tulevaisuudessa – ja oravanpyörä on valmis. Kokemuksesta sanon, että toimivin tapa hypätä pyörästä pois on kääntyä automaatiokumppanin puoleen jo ennen kuin olisi aikaa selvittää itse, mitä ohjelmistorobotiikka on ja mitä kaikkea sillä voisi automatisoida.

Varsinaisten automaatiotöiden lisäksi osaava kumppani huolehtiikin puolestasi myös automaatiopotentiaalin, -kohteiden ja automaatioilla saavutettavien hyötyjen kartoittamisesta. Tästä lähestymistavasta olemme myös Efimalla saaneet kiitosta lukuisilta asiakkailtamme. Talousprosessien- ja ohjelmistorobotiikan ammattilaisemme osaavat antaa näkemyksiä siitä, mistä kohteista automatisointi kannattaa ja voidaan aloittaa ja miten automaatiolla saavutetaan mahdollisimmat suuret hyödyt. Hanke ei myöskään jää muiden kiireiden jalkoihin, kun sen vetovastuu on ulkoistettu.

Osaava kumppani säästää aikaa jo ennen automaation käynnistämistä

Mutta miten ulkopuolinen kumppani osaisi tietää, mitä kannattaa automatisoida, jos ette tiedä sitä itsekään? Tutustumalla. Niin ihmisiin kuin liiketoimintaan ja prosesseihin. Käytännössä asiakkaan kanssa toteutetaan yhteisiä työpajoja, joissa käydään läpi nykyprosesseja, esimerkiksi ostoreskontraan, kirjanpitoon tai vaikkapa asiakaspalveluun liittyen. Työpajoja ohjaavat kokeneet talousprosessien- ja ohjelmistorobotiikan asiantuntijat, joiden matkaan on tarttunut yksi jos toinenkin näkemys siitä, mitä voi ja kannattaa automatisoida.

Työpajojen lopputuote on asiakkaalle tuotettu hyötyanalyysiraportti, josta asiakas saa kokonaiskuvan läpikäytyjen prosessien automaatiopotentiaalista. Siitä, mistä kohteista automatisointi kannattaa aloittaa ja mitkä prosessit kannattaa yhä tehdä itse. Asiantunteva kumppani ei siis ahnehdi automaatiolistalleen jokaista prosessia, vaan ainoastaan ne, joiden pitkällä aikavälillä saavutettavissa olevat hyödyt peittoavat kustannukset. Liian monimutkaisten prosessien automatisointi ei ole tarkoituksenmukaista, jos automaation toteutuskulut karkaavat liian suuriksi. Osana raporttia asiakkaalle annetaan myös työkaluja ohjelmistorobotiikan investoinnin takaisinmaksun laskentaan.

Kun kumppanin avulla automaatiokohteita ei tarvitse nyhjäistä tyhjästä, päästään ketterämmin alkuun. Muutaman parhaan hyödyntämiskohteen tunnistamisen jälkeen siirrytään yhdessä pilotoimaan ohjelmistorobottia käytännössä. Ja siitä se automaatioaste alkaa sitten nousta – aste asteelta – ja aikaa vapautua – minuutti minuutilta.

Sanon siis uudelleen: aikasi on arvokasta. Anna ohjelmistorobotiikan syväosaajien auttaa sinua automaatiohankkeen alkumetreistä alkaen, niin sinun ei tarvitse tehdä vielä talvellakin niitä rutiinitöitä, joita et alun perin halunnutkaan. Säästyneen ajan voi käyttää vaikka kehitys- ja muutoshankkeisiin. Niihin kun ei robotti vielä pysty.


Laita stoppi rutiinitöille jo tänään, ja pyydä tarjous Efiman tekemästä RPA-kartoituksesta. Tarjoamme kartoituksen tilanneille kaupan päälle kaksi osallistumiskertaa erinomaista palautetta keränneisiin EfiAcademy-koulutuksiimme!

RPA-kartoituksessa asiantuntijamme kertovat, mitkä prosesseistanne ovat otollisimpia automatisoitavaksi ohjelmistorobotiikalla ja miten automaatiokehityksenne saadaan käyntiin tehokkaasti. Jos kiinnostuit RPA-kartoituksesta, täytä oheinen lomake ja asiantuntijamme ovat sinuun yhteydessä.

Kirjoittaja

Heidi Penttinen

Heidi Penttinen
Sales Manager

Heidi on Efiman Sales Manager, jolle myynti on palveluammatti. Heidi nauttii suuresti voidessaan auttaa asiakkaitaan digitaalisessa murroksessa ja tukea heidän matkaansa kohti 2020-luvun moderneja työskentelytapoja.